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Personal-Zeiterfassung

Fallbeispiele

Ohne Zeitwirtschaft - keine Kennzahlen
Wenn man davon ausgeht, dass jeder Anstellungsvertrag ein bestimmter Lohn für eine bestimmte Arbeitsleistung (z.B. 40 Stunden pro Woche) regelt und die Summe aller Arbeitsstunden der Angestellten für die Aufrechterhaltung und Wertschöpfung eines Betriebes verantwortlich sind, so wird nicht nur der Zusammenhang zwischen Geben und Nehmen sondern auch zwischen Geld- und Zeitwirtschaft sichtbar. Aus diesem Blickwickel sollte eigentlich klar sein, dass die Zeitwirtschaft ebenso wichtig ist wie die Geldwirtschaft. Leider sieht die Praxis anders aus! Nachfolgen zeigen wir an einigen Beispielen diese Diskrepanzen auf.
Fallbeispiel Saisonbetrieb
Ein Betrieb ist im Gemüse- und Obstanbau tätig und verarbeitet entsprechende Produkte. Zweimal jährlich entsteht überdurchschnittlicher Arbeitsanfall. Im Frühjahr durch die Aussaat und im Herbst durch die Ernte. Bestimmt durch das Wetter kann die Planung der Arbeitseinsätze nur kurzfristig erfolgen. Sind die Prognosen gut, wird der Arbeitsbeginn schon auf vier Uhr morgens angesetzt und ein Arbeitstag kann oft mehr als 10 Stunden betragen. Während den Sommermonaten tut die automatische Bewässerungsanlage ihren Dienst. Zwar ist eine tägliche Überwachung nötig und die Wartung der Geräte, sowie das vorbereiten der Lager für die Ernte fallen an, ein Arbeitstag kann dann nach 6 Stunden bereits zu ende sein.

Dieser Betrieb hat eine Zeiterfassung, denn die Mitarbeiter sind mit einer Jahressollarbeitzeit angestellt! Dabei übernimmt die Zeiterfassung nicht nur die ganze Verwaltung der Arbeitszeiten und Saldi, auch Wochenendzulagen werden automatisch berechnet. Zudem liefert Zeitwirtschaft die angefallene Arbeitsleistung je Sparte (Kostenstelle), welche mit den entsprechenden Umsatzzahlen verglichen werden. Die Statistiken zeichnen ein gutes oder schlechtes Jahr auf.
Fallbeispiel Dienstleistungsbetrieb
In einer Spitalabteilung mit einer bestimmten Anzahl Betten muss der Leistungsauftrag (Betreuung der Patienten etc.) gewährleistet sein. Es ist relativ bekannt, wie viele Arbeitsstunden je Patient aufgewendet werden müssen. Die Schwierigkeit liegt jedoch darin, dass nicht im Voraus bestimmt werden kann, wie viele Betten besetzt sein werden. Die Planung der benötigten Arbeitskräfte basiert weitgehend auf Erfahrungszahlen (z.B. je nach Saison, Feiertagen oder Tageszeiten). Die Spitzen werden durch Teilzeitangestellte oder Pikett-Personen, welche kurzfristig eingesetzt werden können, abgedeckt.

Dieser Betrieb müsste eine Zeiterfassung haben, denn der Arbeitsanfall kann sich stündlich ändern und feste Arbeitszeiten sind fast unmöglich. Dazu kommt, dass die Stunden der Teilzeitangestellten, Zeitgutschriften und Zulagen berechnet und ausbezahlt werden müssen. Die Verwaltung der Feier- und Dienstfreitage durch den 7-Tagesbetrieb sind ebenso wie Ferien unumgänglich. In der Abteilung wird monatlich ein Einsatzplan erstellt und muss durch Absenzen und Abtausch laufend nachgeführt werden. Die Arbeitszeiten werden von Hand aufgeschrieben und mühsam zusammengerechnet, die Gutschriften für Zulagen werden durch verschiedene Interpretation des Reglements unterschiedlich berechnet. Statistische Auswertungen z.B. über Arbeitseinsätze im Vergleich zur Bettenbelegung oder Absenzen und Abwesenheiten durch Ausbildung sind nicht verfügbar. Durch fehlende Kennzahlen sind Vergleiche zwischen Abteilungen nicht möglich. Dazu kommt, dass bei Unterbelegung Mitarbeiter früher aufhören könnten, jedoch bei Spitzenbelegung jede Hand gebraucht würde. Wären da nicht flexiblere Arbeitszeiten mit Jahressollarbeitszeit gefragt?
Fazit
Es ist verständlich, dass Mitarbeiter und Vorgesetzte die Zeiterfassung mit dem "Stempeln" in Industriebetrieben in Verbindung bringen. Es ist deshalb notwendig mit entsprechender Aufklärungsarbeit zu überzeugen, dass ein modernes Zeitwirtschaftssystem mehr mit einer Buchhaltung zu tun hat als mit einen Zeitkontrollsystem. Und dass eine Buchhaltung in jedem Betrieb unumgänglich ist, braucht keine Überzeugungsarbeit mehr.
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